Beckmann Bezahlsysteme: Haufe X360 mit Produktkonfigurator und automatischem Rechnungslauf

Wie war die Ausgangslage?

Sie fahren in ein Parkhaus, gehen ins Hallenbad oder nutzen Waschmaschinen im Waschsalon? Dann kommen Sie eventuell mit Technologie von Beckmann in Kontakt. Das Familienunternehmen produziert Kassensysteme, Einfahrtssäulen und Zugangsleser inklusive Cloud-Anbindung. „Rund 80 Prozent ist Projektgeschäft, wobei wir viele Details individualisieren“, betont Geschäftsführer Michael Beckmann. Für diese Customization gibt es ein Baukastensystem mit rund 50 Modulen. Bereits im Angebotsprozess müssen Mitarbeitende das Produkt virtuell per Modulauswahl zusammensetzen. Durch die Komplexität und technische Abhängigkeiten konnte es passieren, dass etwas konfiguriert wurde, was nicht zueinanderpasste. Dazu kam mangelnde unternehmerische Transparenz, weil rund um Buchhaltung und Rechnungsstellung zwei Systeme im Einsatz waren.

Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Der Geschäftsführer schaute sich verschiedene Cloud-ERP-Lösungen an und landete schnell bei Haufe X360. Den Unterschied machte unter anderem die Benutzeroberfläche: „Die Lösung von Haufe sieht in jedem Detail nach State of the Art aus. Das passt zu meinen Vorstellungen eines modernen UI, was ich von der Konkurrenz nicht unbedingt sagen kann. Bei deren Präsentationen fielen zudem langsamere Ladezeiten und andere grundsätzliche Mängel auf.“

Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems?

Eine Vielzahl von Produktvarianten, dazu sehr flexible Bestellprozesse: Diese Ausgangslage verlangte nach gründlicher Vorbereitung. Handeln.de war vor Ort und hat mit den Verantwortlichen Produktserien, Stücklisten und Lagerprozesse im Detail durchgesprochen. Im zweiten Schritt entstanden präzise Prozessdiagramme, zum Beispiel für Verkaufs- und Beschaffungsprozesse, inklusive Verbesserungsvorschlägen. Die ERP-Modellierung wurde so zum Katalysator für Optimierungen an allen Ecken und Enden.

Was zeichnete die Umstellung aus?

Beim Go-Live blieb nichts dem Zufall überlassen: Die Anwender bei Beckmann hatten längere Zeit eine Testumgebung, beim Systemwechsel war das Team mehrere Tage vor Ort. „Der Switch vollzog sich von einem auf den anderen Tag und hat sehr gut funktioniert“, betont Michael Beckmann. „Seitdem nutzen wir das ERP für zentrale Aufgaben in der Buchhaltung, Auftragserfassung und Warenwirtschaft.“

Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

• Vertrieb: Der Produktkonfigurator (Teil des Produktionsmoduls von Haufe X360) führt Schritt für Schritt zum Endprodukt. Jede Antwort beeinflusst die nächste Auswahl, am Ende erzeugt das ERP automatisiert ein Angebot.
• Buchhaltung: Der gesamte Rechnungslauf erfolgt automatisiert. Statt einer Vollzeitstelle (40 Stunden) genügen 16 Wochenstunden. Offene Rechnungen sind um rund 90 Prozent zurückgegangen, das ERP erzeugt alle Mahnungen.
• Controlling: Bestelleingang des Monats, offene Produktaufträge, Gewinnentwicklung im Vorjahresvergleich: „Mit Haufe X360 habe ich einen umfassenden Blick auf alle relevanten Entwicklungen. Dabei ist das Ganze sehr einfach zu bedienen und zu verstehen“, so Michael Beckmann.